Verfahrensangaben

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die IHK-Organisation.

Bei der IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH handelt es sich entgegen der oben gemachten Angabe nicht um ein öffentliches Unternehmen, sondern um eine privatrechtliche Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Die Auswahl als "öffentliches Unternehmen" erfolgte lediglich in Ermangelung passender Alternativen.

Hinweis zum angegebenen Höchstwert der Rahmenvereinbarung:
Der im Bekanntmachungsformular angegebene Betrag von 79,00 EUR beruht ausschließlich auf den technischen Vorgaben des Bekanntmachungssystems, das die Angabe eines Euro-Betrags zwingend voraussetzt. Der Betrag von 79,00 EUR stellt keinen wertmäßigen Höchstwert der Rahmenvereinbarung dar.
Die Rahmenvereinbarung ist stattdessen durch eine Höchstmenge begrenzt. Diese umfasst die 79 Industrie- und Handelskammern (IHKs) sowie sämtliche inländischen Zweigstellen, Geschäftsstellen und Tochtergesellschaften der IHKs. Die Bezugsberechtigten ergeben sich im Einzelnen aus der Anlage zur Rahmenvereinbarung "Liste der Bezugsberechtigten".

Die IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH (IHK GDi) mit Sitz in Dortmund ist das gemeinsame Technologie und Kompetenzzentrum für serviceorientierte Business Anwendungen der Industrie und Handelskammern (IHKs) sowie des Deutschen Industrie und Handelskammertages (DIHK) in Deutschland. Seit über 40 Jahren erbringt die IHK GDi als zentraler IT Dienstleister umfassende Leistungen in den Bereichen IT Betrieb, Anwendungsentwicklung, Geschäftsprozesslösungen und digitale Services für die Organisation der Industrie und Handelskammern.Auftraggeber dieses Vergabeverfahrens ist die IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH (IHK GDi). Die IHK GDi führt das Vergabeverfahren im eigenen Namen und in eigener Verantwortung durch und schließt den Rahmenvertrag als zentrale Vertragspartnerin ab.

Derzeit beziehen rund 26 IHKs das Dokumentenmanagementsystem "Helic" des Anbieters IQVIA. Nach Auskunft des Anbieters wird dieser Leistungsbereich aus dem Leistungsportfolio genommen und das Produkt "Helic" zum Ende des Jahres 2027 eingestellt. Daher besteht dringender Bedarf an einer Nachfolgelösung.

Der DMS-Wechsel von bis zu 26 IHKs ist bis zum 31.12.2027 vorgesehen. Bei den zuletzt zu migrierenden IHKs muss der technische Produktivimport der Dokumente bis zum Ablauf dieses Tages nachweislich gestartet sein. Bereits gestartete Läufe dürfen danach fertiggestellt werden.
Bis dahin müssen das neue DMS bereitgestellt, konfiguriert und betriebsbereit, Berechtigungen und Schnittstellen eingerichtet und getestet sowie Testmigration und Produktivfreigabe erfolgreich abgeschlossen sein. Die Ausnahme gilt nicht für ausstehende Bereitstellungen oder später begonnene Produktivimporte.
Restumfang und Fertigstellungstermin müssen mit dem Auftragnehmer und der jeweiligen IHK verbindlich abgestimmt werden. Indizierung, Prüfung, Stabilisierung und Abnahme müssen unmittelbar folgen. Der Importstart allein stellt keinen Migrationsabschluss dar.

Die in der Anlage aufgeführten und farblich hervorgehobenen 26 IHKs wollen im Jahr 2027 auf Grundlage des von der IHK-GDi ausgeschriebenen Rahmenvertrags auf ein neues DMS wechseln. Als Planungsrichtwert wird von maximal 26 IHKs unterschiedlicher Größenordnung im Jahr 2027 ausgegangen. Die tatsächlich teilnehmenden IHKs sowie die je IHK zu übernehmenden Bestände und Datenmengen, die benötigten Funktionen und die einzubindenden Schnittstellen werden vor Beginn der jeweiligen Migration zwischen dem Auftragnehmer und der betreffenden IHK abgestimmt. Der Auftraggeber geht von deutlich mehr IHKs aus, die diesen Rahmenvertrag nutzen werden. Eine verbindliche Zusage über die teilnehmenden IHKS kann der Auftraggeber aus organisatorischen Gründen nicht geben.
Die Leistungserbringung beginnt mit der Zuschlagserteilung. Zunächst sind die teilnehmenden IHKs innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens und unter Einhaltung der festgelegten Anforderungen auf das neue DMS zu migrieren. Im Rahmen der initialen Migration werden nach Herstellung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer sämtliche Dateien und Dokumente durch die Nutzer des Auftraggebers selbst in das DMS eingespielt.

Systemlösung
Das DMS muss für den Cloud-Betrieb geeignet sein und die vollständige Bereitstellung als Software-as-a-Service (SaaS) ermöglichen. Der Betrieb hat in einer ISO?27001-zertifizierten Umgebung (oder gleichwertig) innerhalb der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. Dabei sind insbesondere Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit, Verfügbarkeit sowie die Skalierbarkeit des Systems zu erfüllen. Es ist sicherzustellen, dass alle administrativen und fachlichen Funktionen auch im Cloud-Betrieb uneingeschränkt zur Verfügung stehen.
Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass das angebotene DMS auf Wunsch des Auftraggebers neben einem Betrieb als Software-as-a-Service (SaaS) in einer Cloud-Infrastruktur auch in mindestens einer weiteren Betriebsform betrieben und durch den Auftragnehmer unterstützt werden kann, insbesondere in einem On-Premise-Betrieb oder in einer durch den Auftraggeber oder einen Dritten betriebenen Infrastruktur. Die Unterstützung umfasst mindestens die Bereitstellung der Software sowie die technische und organisatorische Unterstützung für Installation, Inbetriebnahme, Wartung und Betrieb des Systems in der jeweiligen Betriebsform.

Anforderungen Software
Ausgeschrieben wird eine zukunftsfähige, modulare und mandantenfähige Software-Lösung zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung von Informationen und Dokumenten bei den Bezugsberechtigten. Da die DMS-Lösungen der Bieter unterschiedlich strukturiert und aufgebaut sind, hier ein grober Überblick über mögliche Systemmodule / -anforderungen:
- Input-Management
- Bearbeitung, Organisation, Ablage
- Suchfunktionen
- Digitale Akten
- Prozessmanagement, KI und Security
- Archivierung
- Schnittstellen zu aktuellen Systemen
- Kollaboration
- Mobilität

Dienstleistungen
Erarbeitung eines individuellen Migrationskonzeptes für jede IHK und Zusammenfassung in einem Pflichtenheft als Basis für die Projektumsetzung. Folgende Leistungen sind Bestandteil der Ausschreibung:
- Vorbereitung und Durchführung einer Testmigration pro IHK als Teilabnahme
- Schulungen für Nutzer und Administratoren
- Herstellung der kompletten DMS-Betriebsbereitschaft
- Dokumentation und Gesamtabnahme
- begleitende Datenmigration
- Start Supportvertrag und sonstige Dienstleistungen Service-Desk (Help-Desk und Störungsmeldungen).

Verlängerungsoption

Hinweis zur Darstellung der Bewertungspunkte der Eignungskriterien:
Aufgrund technischer Vorgaben des Bekanntmachungssystems können die Bewertungspunkte für die in dieser Bekanntmachung dargestellten Eignungskriterien ausschließlich auf einer Skala von bis zu 1.000 Punkten angegeben werden. Diese systemseitige Darstellung ist für die tatsächliche Bewertung der Eignungskriterien nicht maßgeblich.
Abweichend von den bei den einzelnen Eignungskriterien in der Bekanntmachung ausgewiesenen Punktwerten werden für die Bewertung der Eignungskriterien insgesamt maximal 100 Punkte vergeben. Maßgeblich für die Punkteverteilung, Gewichtung und Bewertung der einzelnen Eignungskriterien sind die Angaben in der Anlage "Eignungskriterien und Bewertungsmatrix" sowie in den Verfahrensbedingungen.

Die Rahmenvereinbarung wird mit einer Grundlaufzeit von 48 Monaten sowie zwei Verlängerungsoptionen von jeweils zwölf Monaten geschlossen. Für die Beurteilung der Überschreitung der vierjährigen Regellaufzeit wird die mögliche Gesamtlaufzeit von 72 Monaten zugrunde gelegt. Die Rechtfertigung dieser Höchstlaufzeit beruht auf den nachfolgend beschriebenen besonderen Implementierungs- und Integrationsanforderungen sowie dem hieraus folgenden Kontinuitätsbedarf.

Die Beschaffung umfasst nicht lediglich die Bereitstellung einer Software, sondern deren Einführung in die unterschiedlichen Systemlandschaften der teilnehmenden IHKs. Für das Jahr 2027 ist die Migration von bis zu 26 IHKs vorgesehen. Hierzu gehören insbesondere individuelle Migrationskonzepte und Pflichtenhefte je IHK, Testmigrationen, die Einrichtung und Prüfung von Berechtigungen und Schnittstellen, die Herstellung der vollständigen Betriebsbereitschaft sowie Dokumentation und Gesamtabnahme. Diese Leistungen erfordern einen koordinierten Aufbau der DMS-Infrastruktur.

Der Einführung folgen die Indizierung, Prüfung, Stabilisierung und Abnahme der migrierten Bestände. Ein erneuter Systemwechsel würde eine erneute Überführung der Daten und Dokumente sowie die erneute Einrichtung und Prüfung der betroffenen Schnittstellen und Berechtigungen erfordern. Das Kontinuitätsinteresse knüpft deshalb an die konkrete Mehrkammer-Implementierung und die Sicherung der Betriebsbereitschaft an.

Die Begrenzung auf höchstens 72 Monate soll eine angemessene Betriebsphase nach Einführung und Stabilisierung ermöglichen. Die jährlichen Verlängerungsoptionen ermöglichen eine erneute Bewertung der Fortführung.

Damit beruht die mögliche Überschreitung der vierjährigen Regellaufzeit gemäß § 21 Abs. 6 VgV auf konkreten Investitions-, Integrations- und Kontinuitätsgesichtspunkten des Beschaffungsgegenstands.

Wir weisen darauf hin, dass die freiwillige Anwendung der vergaberechtlichen Regeln durch die IHK-GDi bzw. die IHKs eine vom Gesetzgeber vorgesehene Möglichkeit der Überprüfung der Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens nach §§ 160 ff GWB nicht zu begründen vermag.

Nach Maßgabe der EuGH-Entscheidung in der Rechtssache "Ärztekammer Westfalen Lippe" (EuGH, Urteil vom 12.9.2013 - Rs. C-526/11) und der einschlägigen nationalen Rechtsprechung (zuletzt VK Mecklenburg-Vorpommern, Beschluss vom 18.01.2024 - 1 VK 6/23) sind die deutschen Industrie- und Handelskammern und die IHK-GDi keine öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB. Entsprechend sind die Vergabekammern nicht für die Überprüfung von Vergabeverfahren der IHK-GDi zuständig. Ein dennoch gestellter Nachprüfungsantrag wäre unzulässig.

Nur vorsorglich weisen wir darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit

- der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,

- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat,

- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Teilnahmeanträge und Angebote sind ausschließlich elektronisch über das in diesem Verfahren genutzte Vergabeportal und dort über die vorgesehenen Reiter "Teilnahmeanträge" bzw. "Angebote" einzureichen. Eine Einreichung über die Kommunikationsfunktion des Vergabeportals ist nicht zulässig; auf diesem Weg übermittelte Teilnahmeanträge oder Angebote können nicht gewertet werden.

Der Zugriff auf die Vergabeunterlagen setzt voraus, dass der Bewerber die zur Verfügung gestellte Geheimhaltungserklärung (NDA) vorab vollständig unterzeichnet über das Vergabeportal einreicht.

Die Nachforderung fehlender, unvollständiger oder fehlerhafter Unterlagen erfolgt nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen.

Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag neben den weiteren geforderten Unterlagen die unterzeichnete Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) einzureichen. Die Bereitstellung weiterführender vertraulicher Vergabe- und Vertragsunterlagen erfolgt nur gegenüber entsprechend verpflichteten Bewerbern.